Wat is workflowautomatisering?
Een workflow is een reeks stappen die je steeds opnieuw zet. Een bevestigingsmail na een boeking, een factuur na een opdracht, een ingevuld formulier doorsturen naar de juiste persoon. Workflowautomatisering betekent dat je die stappen één keer inricht en ze daarna vanzelf laat lopen.
Alle diensten, processen en voorbeelden op een rij vind je op mijn pagina over workflow automatisering.
Je hoeft het niet zelf te programmeren. Met de juiste tools knoop je processen aan elkaar met eenvoudige logica: als dit gebeurt, doe dan dat. Geen code, geen IT-afdeling.
Waarom is dit relevant voor kleine bedrijven?
Grote bedrijven hebben afdelingen voor herhaalwerk. Als zzp'er of klein mkb-bedrijf ben jij die afdeling. Je beantwoordt zelf de mails, maakt zelf de facturen, plant zelf de afspraken en houdt zelf bij hoe een project ervoor staat. Die uren had je ook aan je klanten kunnen besteden.
Workflowautomatisering geeft je een deel van die tijd terug. En omdat je minder met de hand doet, gaat er minder mis: een vergeten opvolging, een factuur die te laat de deur uitgaat, een aanvraag die tussen wal en schip valt.
Concrete voorbeelden van workflows die je kunt automatiseren
Deze workflows komen vaak terug:
- Aanvragen opvolgen: iemand vult je contactformulier in → hij krijgt meteen een bevestiging → heb je na twee dagen nog niet gereageerd, dan gaat er een herinnering uit.
- Facturen: je zet een project op afgerond → de factuur wordt aangemaakt en verstuurd.
- Afspraken: een klant boekt een afspraak → bevestiging en herinnering gaan vanzelf → je agenda is bijgewerkt.
- Klantbeheer: een nieuwe klant tekent → hij komt in je klantsysteem → de welkomstmail gaat eruit → er staat een taak klaar voor het eerste contactmoment.
- Overzichten: elke vrijdag een overzicht van openstaande taken, facturen of cijfers in je mailbox.
Welke tools worden hiervoor gebruikt?
De bekendste tools zijn Make (voorheen Integromat) en Zapier. Ze werken op hetzelfde principe: je verbindt apps met elkaar en bepaalt welke gebeurtenis in de ene app een actie in de andere in gang zet.
De meeste tools die je al gebruikt, zoals Google Workspace, Notion, Slack, Mollie, Exact, HubSpot en Calendly, hebben kant-en-klare koppelingen. Je hoeft dus meestal niet over te stappen op andere software.
Is er meer nodig, zoals een eigen koppeling of een eigen systeem, dan combineer ik automatisering met maatwerkapplicaties. Waar begin je? Voor veel ondernemers is administratie de meest voor de hand liggende eerste stap. Daarover lees je hieronder meer.
Wanneer loont workflowautomatisering?
Een vuistregel: doe je iets meerdere keren per week en gaat het elke keer op dezelfde manier, dan is het een kandidaat. Denk aan:
- elke week dezelfde soort mails versturen;
- gegevens overtypen van het ene systeem naar het andere;
- klanten of collega's herinneren aan deadlines;
- de stand van zaken bijhouden in spreadsheets of projecttools.
Een workflow betaalt zich terug zodra hij meer tijd bespaart dan het inrichten kostte. Hoe snel dat gaat, hangt af van hoe vaak je de handeling doet en hoeveel tijd hij nu kost.
Wat zijn de KPI's van workflowautomatisering?
Hoe meet je of je automatisering werkt? Kijk naar deze punten:
- Tijd: hoeveel tijd kostte het met de hand, en hoeveel nu?
- Fouten: hoe vaak ging er iets mis, en hoe vaak nu?
- Reactietijd: hoe snel krijgt een aanvraag of klantvraag antwoord?
- Conversie: worden aanvragen die vanzelf worden opgevolgd vaker klant?
Als ik je help met workflowautomatisering, leg ik vooraf vast hoe het nu gaat. Dan kun je achteraf zien wat het heeft opgeleverd.
Vijf voorbeelden uit de praktijk
Automatiseren klinkt abstract tot je ziet waar het over gaat. Deze vijf processen komen bij bijna elk klein bedrijf terug.
1. Van bestelling naar factuur. Een bestelling in je webshop maakt de factuur aan, boekt hem in je administratie en stuurt de klant een bevestiging. Niemand typt iets over.
2. Van formulier naar klantsysteem. Een aanvraag via je website komt direct in je klantsysteem, krijgt de juiste status en zet een welkomstmail in gang. Geen losse mailtjes meer die blijven liggen.
3. Documenten verwerken. Binnenkomende facturen en bonnen worden uitgelezen, de bedragen eruit gehaald en op de juiste plek gezet. Zonder overtypen.
4. Afspraken plannen. Klanten kiezen zelf een moment dat in je agenda past, met een bevestiging en een herinnering. Dat scheelt heen en weer mailen.
5. Offertes opstellen en opvolgen. Een aanvraag vult je offertesjabloon, jij controleert en verstuurt, en het systeem houdt bij of er gereageerd is. Hier blijft vaak werk liggen: niet omdat de offerte slecht was, maar omdat niemand erachteraan ging.
Administratie: waar de meeste tijdwinst zit
Wat houdt een ondernemer 's avonds achter zijn laptop? Heel vaak administratie. Daarom kijk ik daar als eerste. Drie processen geven veel lucht voor weinig moeite.
Inkomende facturen. Facturen worden herkend, aan de juiste post gekoppeld en klaargezet in je boekhouding. Jij keurt goed, de rest gaat vanzelf.
Uren en facturen. Geschreven uren komen aan het eind van de periode vanzelf in een conceptfactuur. Geen maandelijkse zoektocht meer naar wat je ook alweer gedaan hebt.
Betalingsherinneringen. Herinneringen gaan op vaste momenten de deur uit, zonder dat jij hoeft te beslissen of het al ongemakkelijk is. Dat geven veel ondernemers graag uit handen.
Je hoeft je systemen er niet voor om te gooien. Je begint met één proces, gekoppeld aan wat je al gebruikt, en breidt pas uit als dat goed loopt.
Waar begin je?
Begin bij je meest tijdrovende handmatige taak. Niet de ingewikkeldste, maar de taak die het vaakst terugkomt. Daar zie je het snelst resultaat, en dat geeft vertrouwen om verder te gaan.
Wil je weten welke processen in jouw bedrijf geschikt zijn? Ik denk met je mee in een vrijblijvend gesprek. Zonder vakjargon: gewoon kijken wat haalbaar is en wat het je oplevert.