Van nieuwe klant naar vliegende start — automatisch
Welkomstmail, contract, intake en projectstart zonder dat jij er naar hoeft om te kijken. Ik koppel je CRM aan je contracttool, formulieren en projectmanagement — zodat elke nieuwe klant hetzelfde professionele traject doorloopt.
Geen handmatig werk, geen vergeten stappen, geen klanten die wachten op jou. Jij houdt er ~4 uur per week aan over.
Herkenbaar?
Dit kost je elke week uren
Elke nieuwe klant hetzelfde handmatige traject. Mails typen, contracten najagen, informatie bij elkaar sprokkelen — het vreet tijd.
Welkomstmail handmatig typen — elke nieuwe klant hetzelfde verhaal
Elke keer als er een nieuwe klant binnenkomt, typ je dezelfde welkomstmail. Kopieer-plakken uit een oud bericht, gegevens aanpassen, hopen dat je niks vergeet. Het kost je minstens 15 minuten per klant en het voelt nooit echt professioneel.
Contracten per e-mail heen en weer sturen en hopen op een handtekening
Je stuurt een PDF, de klant print het uit, tekent, scant het in en mailt het terug. Of niet. Want het blijft liggen. Ondertussen wacht jij en verschuift de startdatum steeds verder.
Intake-informatie verzamelen via losse mailtjes en telefoontjes
De ene klant stuurt een mail, de ander appt, een derde belt even. Alle informatie staat verspreid over drie kanalen en je mist altijd net dat ene cruciale detail dat je later nodig hebt.
Vergeten om een project aan te maken of collega's in te lichten
De klant is akkoord, maar het project staat nog niet in je systeem. Je team weet van niks. De klant verwacht een vliegende start, maar intern is het nog stilte.
Hoe het werkt
Jouw klant onboarding op de automatische piloot
Van nieuwe klant tot vliegende start — in vijf stappen die ik voor je inricht.
Nieuwe klant bevestigd
Een klant accepteert je offerte of wordt aangemaakt in je CRM. Dit is de trigger die de onboarding automatisch start — zonder dat jij iets hoeft te doen.
Welkomstmail automatisch verstuurd
Binnen seconden ontvangt je nieuwe klant een professionele welkomstmail met alle praktische informatie: contactgegevens, verwachtingen, en wat de volgende stappen zijn.
Contract digitaal ondertekend
De klant ontvangt een link om het contract digitaal te ondertekenen. Geen printen, geen scannen, geen gedoe. Gemiddeld binnen 3 minuten afgehandeld.
Intake-formulier ingevuld
Een persoonlijk intake-formulier wordt automatisch verstuurd. De klant vult alles in op één plek — en jij hebt alle informatie die je nodig hebt, gestructureerd en compleet.
Project aangemaakt en team op de hoogte
Automatisch wordt een project aangemaakt in je projectmanagement-tool en krijgt je team een notificatie. Iedereen weet wat er speelt en kan direct aan de slag.
Integraties
Werkt met de tools die je al gebruikt
Voordelen
Wat levert het je concreet op?
Een professionele eerste indruk, snellere doorlooptijd en uren terug in je week.
Elke klant krijgt dezelfde professionele eerste indruk
Of je nu 1 of 20 nieuwe klanten per maand hebt — iedereen doorloopt hetzelfde gepolijste onboarding-proces. Consistent, betrouwbaar en professioneel.
Contracten ondertekend in minuten, niet in dagen
Digitale ondertekening via een simpele link. Geen heen-en-weer gemaild. De gemiddelde doorlooptijd daalt van dagen naar minder dan 5 minuten.
Alle klantinformatie automatisch op de juiste plek
Intake-antwoorden, contracten en contactgegevens worden automatisch opgeslagen waar ze horen. Geen losse mailtjes meer doorzoeken als je iets nodig hebt.
Jij begint direct aan het echte werk — niet aan administratie
De onboarding draait op de achtergrond. Jij besteedt je tijd aan het leveren van waarde voor je klant, niet aan het opzetten van mappen en versturen van formulieren.
Zekerheid
Gebouwd om op te vertrouwen
De eerste indruk bij je klant bepaalt de toon voor de hele samenwerking. Daarom bouw ik onboarding-flows die betrouwbaar, veilig en schaalbaar werken — zodat jij er niet meer naar hoeft om te kijken.
AVG-proof
Alle klantgegevens worden veilig verwerkt en opgeslagen. Ik bouw onboarding-flows die voldoen aan de privacywetgeving — inclusief verwerkersovereenkomst waar nodig.
Schaalbaar
Of je nu 5 of 50 nieuwe klanten per maand hebt — de automatisering schaalt moeiteloos mee zonder extra werk.
Persoonlijke begeleiding
Ik richt de onboarding samen met jou in, test alles grondig en blijf beschikbaar voor aanpassingen. Geen standaard template, maar maatwerk dat past bij jouw werkwijze.
~4u
Bespaard per week
<5 min
Doorlooptijd onboarding
100%
Professionele start
Klaar om je klant onboarding te automatiseren?
In een gratis proces-scan breng ik je huidige onboarding-flow in kaart en laat ik zien hoeveel uur je per week bespaart.
Plan gratis proces-scanSupport
Veelgestelde vragen over klant onboarding
Wat kost het om mijn klant onboarding te automatiseren?
Dat hangt af van de complexiteit van je onboarding-proces. Een standaard flow met welkomstmail, contract en intake start bij een paar honderd euro. In het gratis gesprek krijg je een concrete inschatting voor jouw situatie.
Hoe lang duurt het om dit op te zetten?
Werkt dit met mijn huidige tools?
Wat als de klant het intake-formulier niet invult?
Kan ik de e-mails en formulieren aanpassen?
Welke CRM-systemen worden ondersteund?
Waarom je klant onboarding automatiseren?
Als ZZP'er of MKB-ondernemer is de eerste indruk bij een nieuwe klant bepalend. Toch is de onboarding bij veel bedrijven een rommelig, handmatig proces. Welkomstmails typen, contracten heen en weer sturen, intake-informatie uit drie kanalen bij elkaar rapen en dan vergeten om het project op te zetten. Herkenbaar? Dan laat je onnodig veel tijd en professionaliteit liggen.
Ik automatiseer het hele traject van nieuwe klant tot vliegende start. Zodra een klant akkoord geeft — in je CRM, via je offerte-tool of een simpel formulier — gaat de onboarding automatisch lopen. Een professionele welkomstmail, een digitaal contract via DocuSign, een intake-formulier via Jotform en een project aangemaakt in Notion of je eigen systeem.
Het resultaat? Elke klant krijgt dezelfde gepolijste ervaring, ongeacht hoe druk jij het hebt. Contracten worden in minuten ondertekend in plaats van dagen. Alle informatie staat direct op de juiste plek. En jij begint aan het echte werk in plaats van aan administratie.
De gemiddelde ondernemer bespaart zo ~4 uur per week aan handmatig onboarding-werk. Dat is tijd die je kunt besteden aan je klanten, je product of gewoon aan je vrije avond. En het mooie is: hoe meer klanten je krijgt, hoe meer tijd je bespaart — want de automatisering schaalt moeiteloos mee.
Alles begint met een gratis proces-scan van maximaal 45 minuten. Daarin breng ik je huidige onboarding-flow in kaart, identificeer ik de grootste tijdvreters en laat ik zien wat er mogelijk is. Geen verplichtingen, wel een concreet beeld van wat automatisering jou oplevert.
Verder lezen
Gerelateerde artikelen
5 workflow automatisering voorbeelden
Concrete voorbeelden van processen die je als ondernemer kunt automatiseren — inclusief onboarding.
AutomatiseringWat is workflow automatisering?
Een helder overzicht van wat automatisering inhoudt en hoe het je als ondernemer helpt.
AIWat kan AI echt voor jouw bedrijf doen?
Ontdek hoe AI je onboarding en klantenservice nog slimmer kan maken.
Laten we bouwen aan
je groei.
Klaar om processen te versnellen of een high-end website neer te zetten? Vul het formulier in en ik neem binnen 24 uur vrijblijvend contact op.