Intern systeem op maat

Zo sluipt het erin

Veel teams kiezen er niet bewust voor om in Excel te werken. Het groeit zo. Eerst een handige lijst, dan drie tabbladen, en voor je het weet bewerken vier collega's vijf spreadsheets door elkaar. Met een WhatsApp-groep erbij.

Dat werkt, tot het niet meer werkt. Meestal merk je het zo:

• Niemand weet welke lijst klopt. De laatste versie staat ergens in een groepsapp, dus iedereen werkt met andere informatie.
• Elke maandag statusoverleg. Niet omdat het nuttig is, maar omdat je anders niet weet waar iedereen staat.
• Een collega valt uit. De kennis zat in zijn hoofd, taken blijven liggen en je klanten merken het als eerste.

Hoe ik het aanpak

Ik begin bij hoe het werk nu door je bedrijf loopt. Een installatiebedrijf verdeelt werkorders over monteurs, een groothandel houdt bestellingen en voorraad bij, een zorginstelling werkt met dossiers die niet iedereen mag zien. Daar bouw ik het systeem omheen.

Ik zet het nieuwe systeem eerst naast het oude. Pas als het werkt, stap je over. Daarna loopt het werk zo door je team:

• Een aanvraag komt binnen. Via een formulier, e-mail of een koppeling, meteen op de goede plek en zonder overtypen.
• De taak gaat naar de juiste persoon. Op basis van rol, beschikbaarheid of vakgebied, zonder overleg.
• De voortgang is zichtbaar. Iedereen ziet hoe het ervoor staat door het systeem te openen in plaats van rond te bellen.
• Afronden. Is de taak klaar, dan gaat er een melding uit en gaat het dossier naar het archief.

Wat je team ermee wint

In een intern systeem staat de kern van je bedrijf: klanten, opdrachten, planning. Dat bouw ik zorgvuldig, en na de livegang blijf ik erbij betrokken.

• Eén overzicht. Iedereen ziet dezelfde, actuele stand van zaken.
• Meldingen. Verandert er iets of nadert een deadline, dan krijgt de juiste persoon een seintje.
• Ook onderweg. Je monteur rondt een taak af op locatie, in de browser op telefoon of tablet.
• Toegang per rol. Medewerkers zien hun eigen taken, leidinggevenden het hele overzicht.
• Rapportages. Hoeveel er deze maand is afgehandeld en waar het vastloopt, zonder zelf te tellen in Excel.
• Veilig ingericht. Gegevens worden versleuteld opgeslagen, met de AVG in gedachten vanaf het ontwerp.
• Groeit met je mee. Nieuwe mensen krijgen een account en nieuwe onderdelen bouw ik later aan het bestaande systeem vast.
• Eén aanspreekpunt. Geen ticketsysteem of wachtrij: je belt of appt met degene die het bouwt.

Waar de grens ligt

Het werk zelf blijft hetzelfde. Wat verdwijnt, is het zoeken, navragen en dubbel bijhouden.

Koppelen met je andere programma's lukt meestal, maar alleen als die programma's een koppeling toelaten. En hoe soepel je oude gegevens overgaan, hangt af van hoe ze nu zijn opgeslagen. Beide zoek ik vooraf voor je uit.

Wat het kost, hangt af van hoeveel processen erin moeten. Na een gesprek krijg je een plan en een eerlijke inschatting. Ben je er nog niet aan toe, dan heb je in elk geval op papier waar de knelpunten zitten.