De meeste contactformulieren werken niet
Je hebt een nette website, goede diensten, en onderaan de pagina staat een contactformulier. Hoeveel bezoekers vullen dat in? Bij de meeste sites weinig. De rest vertrekt zonder iets te doen. Niet omdat ze geen interesse hebben, maar omdat de drempel net te hoog is.
Een formulier voelt als een verplichting. Naam, e-mailadres, een bericht typen, en dan maar hopen dat er binnen een dag antwoord komt. Ondertussen belt je bezoeker de volgende in het rijtje. Daar kan een AI-chatbot bij helpen: hij geeft meteen antwoord op de vraag die iemand nu heeft.
Wat doet een AI-chatbot precies?
Een AI-chatbot is geen keuzemenu dat je doorstuurt naar een FAQ-pagina. Hij begrijpt een vraag in gewone taal, zoekt het antwoord op in de informatie die jij hem geeft, en zegt het als hij het niet weet. Op je website kan hij dit doen:
- Vragen beantwoorden die steeds terugkomen, over je diensten, je werkwijze en je beschikbaarheid. Ook 's avonds en in het weekend.
- Contactgegevens vastleggen. Wil iemand verder, dan vraagt de chatbot om naam en telefoonnummer en zet die in je mailbox of klantsysteem.
- Doorverwijzen naar de juiste pagina. Vraagt iemand naar een bepaalde dienst, dan stuurt de chatbot hem naar die pagina.
- Laten zien wat mensen vragen. Je leest de gesprekken terug en ziet waar de kennis ontbreekt. Die vul je aan, en de antwoorden worden beter.
Hoe dat eruitziet, zie je op de pagina over de AI-chatbot.
Eén ding staat vast: een bezoeker moet weten dat hij met een chatbot praat. Dat zet ik er duidelijk bij. Mensen vinden een chatbot prima, zolang hij niet doet alsof hij een mens is.
Gevoed met de informatie van jouw bedrijf
Het verschil tussen een nutteloze chatbot en een bruikbare zit in wat hij weet. Een chatbot die alleen "Neem contact met ons op voor meer informatie" zegt, is niet beter dan een FAQ-pagina. Een chatbot die jouw diensten, werkwijze en veelgestelde vragen kent, kan een bezoeker echt verder helpen.
Ik voed de chatbot met de teksten van je website, je productinformatie, handleidingen en de vragen die je zelf vaak krijgt. Ik stel hem zo in dat hij in jouw woorden antwoordt en niet verder gaat dan wat in die informatie staat. Wat er niet in staat, verzint hij niet: dan zegt hij dat hij het niet weet en geeft hij de vraag aan jou door.
Dit komt ook aan bod bij AI-consultancy. Daar kijk ik met je welke informatie de chatbot nodig heeft en hoe je die bijhoudt. Andere praktische toepassingen zijn documentverwerking en offertes en e-mails automatisch opstellen.
Wanneer is een chatbot zinvol voor jouw bedrijf?
Niet elk bedrijf heeft er iets aan. Het loont vooral in deze situaties:
- Je krijgt steeds dezelfde vragen. Typ je elke week hetzelfde antwoord in een mail of geef je het aan de telefoon, dan kan een chatbot dat overnemen.
- Je mist aanvragen buiten werktijd. Mensen kijken 's avonds en in het weekend op je site. Krijgen ze dan geen antwoord, dan zoeken ze verder.
- Klantenservice slokt je tijd op. De eenvoudige vragen vangt de chatbot op. Jij houdt tijd over voor de gesprekken die ertoe doen.
- Je wilt de drempel verlagen. Een vraag stellen is makkelijker dan een formulier invullen.
- Je wilt weten wat klanten bezighoudt. Elke vraag wordt bewaard. Zo zie je wat er op je site ontbreekt.
Wat kost een AI-chatbot?
Ik noem bewust geen bedragen. De kosten hangen af van wat de chatbot moet kunnen. Een chatbot die de vragen van je site beantwoordt, is een ander project dan een chatbot die aanvragen in je klantsysteem zet, afspraken inplant en documenten deelt. Daarnaast betaal je een klein bedrag per gesprek aan de leverancier van het AI-model, en dat hangt af van hoe druk je site is.
Wil je weten wat het in jouw geval kost? Plan een vrijblijvend gesprek. Dan bespreek ik met je of een chatbot bij jou iets oplevert, en zo ja, welke.
Chatbot, contactformulier of WhatsApp
Veel ondernemers twijfelen tussen deze drie. Ze hebben elk hun eigen sterke kant:
- Contactformulier: makkelijk te plaatsen, maar voor de bezoeker een drempel. Hoe snel er antwoord komt, hangt van jou af.
- WhatsApp Business: persoonlijk en snel, maar jij moet antwoorden. Bij veel berichten wordt dat lastig, en koppelen aan je andere systemen is omslachtig.
- AI-chatbot: meteen antwoord, ook buiten werktijd, en te koppelen aan je mailbox of klantsysteem. Er is wel tijd nodig om hem in te richten en de informatie bij te houden.
Mijn advies: combineer ze. Laat de chatbot de eerste vragen opvangen, en geef bezoekers de keus om via WhatsApp of het formulier contact op te nemen als ze dat liever doen.
Hoe begin je met een AI-chatbot?
Begin bij je bezoekers, niet bij de techniek. Welke vragen stellen ze? Waar haken ze af? Wat hebben ze nodig om te beslissen? Dat breng ik samen met jou in kaart. Daarna kies ik met je welk soort chatbot past bij jouw situatie.
Welke AI-tools zijn de moeite waard?
Een chatbot is één toepassing. Op drie andere terreinen heeft AI voor een klein bedrijf nu al praktisch nut.
Teksten en marketing. Eerste versies, samenvattingen, varianten voor social media. Je publiceert het zelden ongewijzigd, maar je begint niet meer met een lege pagina.
Documentverwerking. Gegevens uit facturen, bonnen en formulieren halen zonder over te typen. Hier is de tijdwinst het makkelijkst te zien.
Klantcontact en verkoop. Binnenkomende mail sorteren, conceptantwoorden klaarzetten, bijhouden wie nog een reactie moet krijgen.
Gratis versies zijn prima om te proberen. Zit iets eenmaal in je dagelijkse werk, kies dan een betaalde versie. Vooral vanwege de afspraken over wat er met je gegevens gebeurt.
Zo begin je zonder vast te lopen
Wie vastloopt, loopt meestal niet vast op de techniek maar op de volgorde: eerst een tool kiezen en dan een probleem zoeken. Andersom werkt beter.
Kies één concreet probleem. Niet "iets met AI", maar: offertes kosten me elke week een avond.
Bepaal dan of het AI of automatisering moet zijn. Vaste stappen zonder oordeel zijn automatisering, en dat is goedkoper en voorspelbaarder. AI komt pas in beeld als er iets geïnterpreteerd moet worden: een tekst begrijpen, iets indelen.
Test klein. Laat het een week meelopen naast je huidige werkwijze en kijk of het tijd scheelt. Zo niet, dan zit het probleem in het proces of in de tool.
En let op je gegevens. Kijk voordat je klantgegevens ergens invoert wat de leverancier ermee doet en of dat past bij de AVG. Dat bepaalt of je de tool mag gebruiken.