Klantportaal laten bouwen

Elke vraag is klein, bij elkaar is het veel

Een deel van je week gaat op aan vragen die je klanten zelf zouden kunnen opzoeken. Je beantwoordt ze tussendoor, dus je ziet pas hoeveel het er zijn als je ze een week bijhoudt.

• "Hoe staat het ervoor?". Elke keer stop je met je werk, zoek je het op en typ je een antwoord.
• "Kun je die factuur nog eens sturen?". Je klant vindt hem niet terug in zijn inbox, dus zoek jij hem op.
• Documenten via losse mails. Downloadlinks verlopen, versies lopen door elkaar en niemand weet welk bestand het laatste is.

Hoe het werkt voor je klant

Ik bouw elk portaal op maat. Soms is dat een simpele plek voor documenten, soms een portaal met projectvoortgang, berichten en goedkeuringen. Een bouwbedrijf laat klanten er de verbouwing mee volgen, een adviseur zet er rapporten in, een creatief bureau laat er ontwerpen goedkeuren.

Het begint met de vragen die je klanten het vaakst stellen en de informatie die je nu nog met de hand deelt. Daarna loopt het zo:

• Je klant logt in. Met een persoonlijke link of een gewone inlogpagina, eenvoudig genoeg voor je minst digitale klant.
• Hij ziet status en documenten. De actuele stand en de gedeelde bestanden staan bij elkaar.
• Hij handelt het zelf af. Downloaden, goedkeuren of een bericht sturen, ook om elf uur 's avonds.
• Jij beheert het vanuit één scherm. Daar zet je een status, upload je een document en beantwoord je berichten.

Wat het oplevert

In een klantportaal staan facturen, contracten en adressen. Daar ga ik voorzichtig mee om, en dat begint bij het ontwerp.

• Klanten zoeken het zelf op. Minder telefoontjes, en je klant hoeft niet te wachten tot jij tijd hebt.
• Eén actuele versie. Wat in het portaal staat, is de goede versie. Er gaan geen oude bestanden meer rond.
• Een eigen omgeving per klant. Elke nieuwe klant krijgt die zonder dat jij er apart werk voor doet.
• Je eigen huisstijl. Je kleuren en logo, op je eigen domein; bij nieuwe klanten laat dat zien dat je zaken op orde zijn.
• Op elk apparaat. Je klant opent het in de browser op telefoon of computer, zonder app te downloaden.
• Veilig, met oog voor de AVG. Gegevens worden versleuteld en elke klant ziet alleen zijn eigen dossier.
• Onderhoud na de livegang. Ik doe de updates en de beveiliging en houd de server in de gaten.

Waar de grens ligt

Een portaal neemt je werk niet over. Het haalt wel de vragen weg die je steeds opnieuw beantwoordt.

Wat je met je klanten moet afspreken over privacy, neem ik met je door. Hoe lang de bouw duurt en wat het kost, hangt af van wat erin moet. Na het eerste gesprek krijg je een planning en een inschatting; wat je daarmee doet, bepaal je zelf.