Klant onboarding automatiseren

Elke nieuwe klant, hetzelfde rondje

Bij een nieuwe klant telt de eerste indruk. Toch is de onboarding vaak handwerk. Het is niet moeilijk, maar het komt steeds terug:

• Dezelfde welkomstmail typen. Een oude mail opzoeken, de naam aanpassen en hopen dat je niets vergeet.
• Contracten najagen. De klant moet een PDF printen, tekenen en scannen, en intussen schuift de startdatum op.
• Intake uit drie kanalen. De een mailt, de ander appt, een derde belt, en net dat ene detail vind je niet meer.
• Vergeten project aan te maken. De klant denkt dat je al bezig bent, maar in je systeem staat nog niets.

Wat er gebeurt zodra een klant ja zegt

Ik richt de route één keer met je in en test elke stap. Daarna loopt elke nieuwe klant erdoorheen. Het volgt jouw werkwijze, geen standaardsjabloon.

Ik koppel met de tools die je al gebruikt, zoals HubSpot, Pipedrive, Notion, Google Workspace, DocuSign en Jotform.

• Klant bevestigd. Hij accepteert de offerte of je zet hem in je CRM, en de onboarding begint.
• Welkomstmail. Met zijn aanspreekpunt, wat hij kan verwachten en de volgende stap.
• Contract online tekenen. De klant tekent via een link en het contract komt vanzelf in het juiste dossier.
• Intakeformulier. De klant vult alles op één plek in en jij hebt de antwoorden bij elkaar.
• Project klaargezet. In je projecttool staat een nieuw project en wie ermee aan de slag moet, krijgt een bericht.

Wat het oplevert

Een nette start voor je klant en minder tijd kwijt aan papierwerk.

• Dezelfde start voor iedereen. Eén nieuwe klant of twintig, iedereen krijgt dezelfde mails in dezelfde volgorde.
• Contracten sneller rond. Online tekenen blijft minder lang liggen dan een PDF die geprint moet worden.
• Informatie waar je hem zoekt. Intake, contract en contactgegevens staan op de plek die jij kiest.
• Zorgvuldig met klantgegevens. Ik sla alleen op wat nodig is, en waar dat nodig is krijg je een verwerkersovereenkomst.
• In jouw huisstijl en toon. Mails en formulieren klinken als jouw bedrijf.
• Jij begint met het werk. De onboarding loopt op de achtergrond, jouw tijd gaat naar de klant.

Waar de grens ligt

Of het de moeite loont, hangt af van hoeveel nieuwe klanten je krijgt en hoeveel stappen je onboarding heeft. Bij twee klanten per jaar is een goede checklist misschien genoeg. Komen er elke maand een paar bij, dan scheelt het al snel.

Een klant die het intakeformulier laat liggen, krijgt een herinnering. Blijft het daarna stil, dan bel je zelf even. Dat persoonlijke stuk neemt de automatisering niet over.