Afspraken plannen automatiseren
Stop met heen en weer mailen over tijden. Laat klanten zelf boeken.
Ik richt een planning in die aansluit op je agenda. Klanten kiezen zelf een moment en krijgen een bevestiging en de dag ervoor een herinnering.
Zo gaat plannen nu vaak
Maandagochtend vraagt een klant om een afspraak. Jij stelt donderdag voor, hij kan niet. Vrijdag dan? Twee tijden, hij kiest er een, jij stuurt een uitnodiging. Dinsdagmiddag vraagt hij waar die uitnodiging blijft.
7 berichten. 2 dagen. 1 afspraak. Elk bericht kost een paar minuten, en dat telt op.
Zo werkt het straks, zonder dat jij ertussen zit
Vier stappen die ik voor je inricht. Ik koppel met je bestaande agenda, zoals Google Calendar of Outlook, via een planningstool als Calendly of Cal.com.
- Deel je planningslink. Op je website, onder je mail of in een appje.
- Klant kiest zelf een moment. De planning kijkt in je agenda en laat alleen vrije tijden zien.
- Bevestiging en uitnodiging. Jullie krijgen allebei een agenda-uitnodiging, met een videolink als je dat wilt.
- Herinnering de dag ervoor. Per mail of sms, eventueel met een intakeformulier zodat je weet waar het gesprek over gaat.
Kies een moment
Donderdag 15:00
30 min, videocall
Wat je merkt in je week
Minder mailtjes, minder lege stoelen en een nette indruk bij je klant.
- Geen mailtjes over tijden. De klant kiest via je link en jij ziet de afspraak in je agenda verschijnen.
- Minder mensen die niet komen. Een bericht de dag ervoor helpt mensen eraan te denken, en wie niet kan, verzet de afspraak.
- Zelf verzetten of annuleren. Via een link in de bevestiging, en je agenda wordt bijgewerkt.
- Jouw regels. Werktijden, pauzes, tijd tussen afspraken en een maximum per dag stel ik in zoals jij werkt.
- Zorgvuldig met gegevens. Ik vraag alleen uit wat je voor de afspraak nodig hebt, en hoe lang je het bewaart bepaal jij.
- Een nette eerste indruk. Een overzichtelijke planningspagina in je huisstijl.
Waar de grens ligt
Een herinnering helpt, maar wie niet wil komen, komt niet. Je krijgt minder lege stoelen, niet nul.
De planningstool zelf kost mogelijk een abonnement. Veel van die tools hebben ook een gratis versie; welke past, hangt af van wat er na een boeking moet gebeuren.
Klaar met mailen over data en tijden?
Vertel me in een vrijblijvend gesprek hoe je nu afspraken maakt. Dan laat ik zien hoe klanten dat zelf kunnen doen.
Plan een vrijblijvend gesprekVeelgestelde vragen
Werkt dit met mijn bestaande agenda?
Ja. Ik koppel met Google Calendar, Outlook, Apple Agenda en de meeste andere agenda's. Je hoeft niet over te stappen, het werkt bovenop wat je al gebruikt.
Kan ik meerdere soorten afspraken aanbieden?
Ja. Een kennismaking van een half uur, een langer adviesgesprek, een kort belafspraakje: elk soort afspraak krijgt zijn eigen tijden en regels.
Wat als ik bepaalde tijden wil blokkeren?
Je beschikbaarheid bepaal je zelf. Lunch vrijhouden, geen afspraken op vrijdagmiddag, een maximum per dag: de planning laat alleen zien wat jij openzet.
Kan ik een intakeformulier meesturen?
Ja. Na de boeking kan de klant een paar vragen beantwoorden die jij hebt opgesteld. Dan hoef je het gesprek niet met de basisvragen te beginnen.
Wat kost het om afspraken plannen te automatiseren?
Dat hangt af van je agenda, het aantal afspraaktypes en wat er na een boeking moet gebeuren. Daarnaast betaal je mogelijk een abonnement op de planningstool zelf; veel van die tools hebben ook een gratis versie. In een vrijblijvend gesprek krijg je een inschatting.
Wat als een klant wil annuleren of verplaatsen?
In de bevestigingsmail staat een link om te annuleren of te verplaatsen. De klant regelt het zelf en je agenda wordt bijgewerkt.
Andere processen die ik automatiseer
- Klant-onboarding automatiseren
Zegt een klant ja, dan volgen welkomstmail, contract en intake vanzelf.
- Leadopvolging automatiseren
Een aanvraag komt in je CRM, krijgt meteen antwoord en een vervolgmail als het stil blijft.
- Alles over workflowautomatisering