Automatische lead opvolging
Elke aanvraag krijgt meteen antwoord, ook als jij druk bent.
Ik koppel je contactformulier aan je CRM en zet de opvolging klaar. Welkomstmail, melding, vervolgmail: het loopt terwijl jij met iets anders bezig bent.
Waar aanvragen blijven liggen
Niemand laat een aanvraag expres liggen. Je staat op een klus, zit in een overleg of hebt het er even niet bij.
Wie een formulier invult, is op dat moment met zijn vraag bezig. Hoe langer het stil blijft, hoe groter de kans dat hij ergens anders verder kijkt. Meestal gaat het op een van deze plekken mis:
- Overtypen naar je CRM. Elk formulier kopieer je zelf, en soms schiet er eentje tussendoor.
- Reageren als het uitkomt. Het antwoord gaat pas uren later de deur uit, of helemaal niet.
- Avondaanvragen. Om negen uur vult iemand je formulier in, jij ziet het de volgende ochtend.
- Geen vaste opvolging. De aanvraag van twee weken geleden valt stil omdat niemand er nog achteraan ging.
Van formulier naar klant in vijf stappen
Ik richt de stappen één keer in. Daarna lopen ze bij elke nieuwe aanvraag. Ik koppel met het CRM dat je al hebt, zoals HubSpot, Pipedrive, Notion of ActiveCampaign.
- Formulier ingevuld. Iemand vult je contactformulier in, boekt een gesprek of stuurt een bericht via je website.
- Contact in je CRM. Met naam, e-mail, bron en tijdstip, zonder dat jij iets overtypt.
- Welkomstmail. Met jouw naam, je bedrijf en een duidelijke volgende stap.
- Melding voor jou. Op je telefoon, in Slack of per mail, met alle gegevens erbij.
- Vervolgmail als het stil blijft. Geen reactie na twee dagen? Dan gaat er een korte vervolgmail uit, wanneer en wat bepaal jij.
Wat er verandert als het loopt
Je hoeft er geen extra advertenties voor te kopen. Je haalt meer uit de aanvragen die al binnenkomen.
- Meteen een eerste antwoord. Ook op zondag of om elf uur 's avonds, zodat de afzender weet dat zijn bericht is aangekomen.
- Je CRM klopt. Elke aanvraag staat erin met de juiste gegevens, bron en status.
- Opvolgen niet meer uit je hoofd. De vervolgmail gaat vanzelf, op de timing die jij kiest.
- Jij houdt de regie. Tekst, timing en toon bepaal jij, ik pas het aan als je iets anders wilt.
- Met oog voor de AVG. Alleen de nodige gegevens, een afmeldlink in elke mail en wissen op verzoek kan gewoon.
Waar de grens ligt
De automatische mail laat weten dat de aanvraag binnen is. Het echte gesprek voer je zelf, zodra het uitkomt. Daar is de melding voor.
Meer aanvragen levert het niet op. Het zorgt dat de aanvragen die je al krijgt minder vaak blijven liggen.
Wil je dat elke aanvraag meteen antwoord krijgt?
Vertel me in een vrijblijvend gesprek hoe aanvragen nu binnenkomen. Dan laat ik zien hoe de opvolging automatisch kan.
Plan een vrijblijvend gesprekVeelgestelde vragen
Werkt dit met mijn huidige CRM?
In de meeste gevallen wel. Ik koppel met HubSpot, Pipedrive, Notion, ActiveCampaign en veel andere systemen. Werk je nu met een spreadsheet of met helemaal niets? Dan richt ik eerst een eenvoudig CRM in.
Kan ik de welkomstmail zelf aanpassen?
Ja. Jij bepaalt de tekst en de toon van elke mail, ik zorg dat hij op het juiste moment verstuurd wordt. Wil je twee versies naast elkaar uitproberen, dan kan dat ook.
Wat als een aanvraag via LinkedIn of de telefoon binnenkomt?
Die zet je er met een kort formulier of een eenvoudige koppeling bij. Staat iemand eenmaal in het systeem, dan loopt de opvolging verder vanzelf.
Hoe voorkom ik dat het als spam voelt?
Elke mail heeft een afmeldlink en gaat alleen naar iemand die zelf contact opnam. Het zijn korte, persoonlijke berichten, geen nieuwsbrief.
Wat kost het om lead-opvolging te automatiseren?
Dat hangt af van het aantal kanalen en hoe je CRM eruitziet. In een vrijblijvend gesprek bekijk ik jouw situatie, en daarna krijg je een inschatting.
Kan ik zien hoeveel aanvragen er binnenkomen?
Ja. Ik kan een overzicht inrichten waarin je ziet hoeveel aanvragen er binnenkomen, hoeveel er zijn opgevolgd en hoeveel er klant zijn geworden. Zo zie je ook welke kanalen iets opleveren.
Andere processen die ik automatiseer
- Klant-onboarding automatiseren
Zegt een klant ja, dan volgen welkomstmail, contract en intake vanzelf.
- Afspraken automatisch plannen
Je klant kiest zelf een moment en krijgt een bevestiging en een herinnering.
- Alles over workflowautomatisering