Documenten automatisch verwerken

Overtypen kost meer tijd dan je denkt

Facturen boeken, formulieren verwerken, gegevens overtypen. Het moet gebeuren, maar niemand is ervoor ondernemer geworden.

Het is administratie die elke week terugkomt. Saai, en juist daardoor foutgevoelig.

• Facturen overtypen. Bedrag, btw-nummer en leverancier, elke dag weer met de hand.
• PDF's naar Excel kopiëren. Mist er een getal of klopt de btw niet, dan merk je dat vaak pas later.
• Formulieren uitprinten. Een aanvraag komt binnen als PDF, en jij typt hem over in je systeem.
• Fouten door haast. Een verkeerd bedrag of een factuur die twee keer geboekt is.

Zo verwerk ik jouw documenten met AI

Het systeem werkt niet met vaste plekken op een pagina. Daardoor kan het ook overweg met facturen van verschillende leveranciers, elk met een eigen opmaak.

Het past bij documenten waar vaste gegevens in staan: inkoopfacturen, bonnetjes, aanvraagformulieren en contracten.

• Document komt binnen. Per mail, als upload of als scan.
• AI leest de gegevens uit. Bedragen, btw-nummers, datums en leveranciers, meestal ook bij een factuur met een andere opmaak.
• Gegevens naar je systeem. Wat de AI zeker weet, zet hij klaar in je boekhouding, CRM of Excel.
• Twijfelgevallen naar jou. Twijfelt de AI over een veld of is een document slecht leesbaar, dan beslis jij.

Wat het oplevert

In facturen en contracten staan gevoelige gegevens. Dus regel ik vooraf waar ze heen gaan en wanneer een mens meekijkt.

• Minder overtypen. Jij kijkt alleen nog naar de documenten waar de AI over twijfelt.
• Minder overtypfouten. Een getal dat je niet zelf intikt, kun je ook niet verkeerd intikken.
• Je eigen pakket. Moneybird, Exact, Twinfield of Excel: je hoeft niet over te stappen.
• Drukte opgevangen. Komen er in een maand meer facturen binnen, dan verwerkt het systeem die op dezelfde manier.
• Een mens bij twijfel. Het systeem boekt niets waar het niet zeker van is.
• Privacy vooraf geregeld. Welke dienst je documenten verwerkt en welke afspraken daarbij horen, leg ik vooraf met je vast.

Waar de grens ligt

Foutloos is het niet, ook een AI leest weleens verkeerd. Daarom komt een document bij twijfel bij jou, in plaats van dat het automatisch wordt geboekt.

Een contract lees je nog zelf; de AI zet alleen de hoofdgegevens klaar. En is een bon te vaag of gekreukt om te lezen, dan krijg jij hem te zien.

Hoeveel tijd het scheelt, hangt af van hoeveel documenten je verwerkt. De kosten van de AI-dienst stijgen mee met dat aantal. Soms is een koppeling zonder AI al genoeg, en dan hoor je dat ook.