Offertes en e-mails met AI

Schrijfwerk dat elke week terugkomt

Het meeste schrijfwerk in een klein bedrijf lijkt op wat je vorige week ook al schreef. Toch begin je vaak weer bij een leeg vel.

Klein per keer, maar het gaat ten koste van je avonden.

• Elke offerte opnieuw. Dezelfde inleiding typen en weer zoeken naar de juiste zinnen.
• Mails die te lang duren. Een opvolgmail is simpel, maar zo gaat er een half uur op aan drie mails.
• Iedereen schrijft anders. De ene offerte is formeel, de andere los, en de klant krijgt geen vast beeld van je bedrijf.
• 's Avonds nog bezig. Overdag ben je bij klanten, dus om 21:00 zit je nog achter je laptop.

Zo schrijf je voortaan offertes

Ik richt een AI-schrijfassistent in die met jouw eigen teksten werkt. Hij krijgt voorbeelden van je offertes en mails mee, en instructies over je toon.

Ik begin met één soort tekst, bijvoorbeeld je standaardofferte. Werkt dat, dan komen de mails erbij.

• Korte briefing. Je vult een paar velden in: klant, dienst, bedrag en wat er bijzonder is.
• AI schrijft een concept. In jouw toon, op basis van teksten die je zelf eerder schreef.
• Jij leest het na en verstuurt. Niets gaat vanzelf de deur uit: je controleert bedragen, afspraken en toon.
• Voorbeelden bijwerken. Pas je steeds hetzelfde aan, dan stel ik de voorbeelden en instructies daarop bij.

Wat het oplevert

Je wint tijd bij het formuleren. Het ordenen en het zoeken naar de eerste zin doet de AI.

Het werkt voor offertes, opvolgmails, projectvoorstellen en antwoorden aan klanten. Jij bepaalt wat erin staat, de AI helpt met formuleren.

• Sneller een eerste versie. Met een concept dat al in jouw toon staat, ben je vooral nog aan het nalezen.
• In jouw schrijfstijl. Geen algemene AI-taal, maar jouw woorden en jouw manier van afsluiten.
• Eén toon voor het hele bedrijf. Collega's werken vanuit dezelfde voorbeelden en instructies.
• Jij houdt de controle. De AI schrijft een concept, jij beslist en verstuurt.
• Jouw gegevens blijven van jou. Welke dienst ik gebruik, vertel ik je vooraf, en welke gegevens erin gaan bepaal jij.

Waar de grens ligt

Een concept is geen eindversie. Een taalmodel kan een bedrag verkeerd overnemen of een afspraak verzinnen die nergens staat. Daarom lees jij elke offerte na; de bedragen blijven jouw verantwoordelijkheid.

De tekst komt in de buurt van hoe jij schrijft, maar niet meteen helemaal. Na de eerste weken kijk ik met je mee waar je steeds iets aanpast.

Is een goede sjabloon genoeg, dan hoor je dat ook.